Ausgedruckte Dokumente waren gestern. Die heutige Arbeitswelt ist online und digital. Dieser Wandel schreitet stetig voran, auch im Mittelstand. Warum EDI-Systeme dazu beitragen können, täglich wiederkehrende Prozesse zu erleichtern und Kapazitäten für wichtigere Dinge freizumachen.
Was bedeutet EDI?
Das Kürzel EDI steht für „Electronic Data Interchange“. Es bezeichnet den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten. Dazu gehören zum Beispiel Bestellungen, Lieferscheine, Terminbestätigungen und Rechnungen. Ein EDI-System überträgt diese Dokumente sicher und in standardisiertem Format (zum Beispiel UN/EDIFACT/ANSI/VDA). Der Empfänger kann sie direkt im eigenen ERP-System weiterverarbeiten. Manuelle Eingriffe sind nicht erforderlich und eine Manipulation von außen ist nicht möglich. Entsprechende Schutzmaßnahmen gemäß Datenschutzrichtlinien sorgen für größtmögliche Sicherheit.
Der Mittelstand rüstet auf – Industrie 4.0
Eine EDI-Anbindung ist längst nicht mehr nur ein Thema für Großkonzerne. Armend Selimi, Produktmanager und Teamleiter VFP-Entwicklung bei der majesty GmbH, erklärt: „Elektronischer Datenaustausch ist die Zukunft und wird inzwischen von immer mehr Lieferanten und Kunden erwartet. Viele mittelständische Unternehmen rüsten gerade um.“ EDI bringe einerseits die Fehlerquote nach unten und reduziere andererseits den gesamten Workload. „Das Thema EDI stammt zwar ursprünglich aus der Automobilindustrie“, weiß Selimi. „Aber auch Krankenhäuser und Mittelständler aus der Medizintechnik springen auf den Zug auf. Gerade bei Bestellungen mit hoher Artikelanzahl ist EDI inzwischen alternativlos.“
Erschwingliche Lösung für die Medizintechnik: Majesty-EDI
Die majesty GmbH ist der Meinung, dass EDI auch für kleine und mittelständische Unternehmen erschwinglich sein muss. Zu diesem Zweck gibt es zwei preiswerte Majesty-EDI-Module als Möglichkeit zum elektronischen Datenaustausch. Dank eines Konverters lassen sich alle Standards bzw. Formate abbilden oder übersetzen:
- „Majesty-EDI“ – die spezielle Lösung für den Datenaustausch zwischen Majesty-Anwendern
- „Fremdanbieter-EDI“ – die Lösung für die Kommunikation zwischen Majesty-Anwendern und Firmen mit anderen ERP-Systemen
Unabhängig von der Art der EDI-Anbindung ist die Integration in Majesty nahtlos und komfortabel. Sobald ein EDI-Teilnehmer im Stamm definiert ist, können die gewünschten Belege elektronisch übertragen werden. Eine Nachricht informiert über eingehende Dokumente. Über die Majesty EDI-Zentrale lassen sie sich anschließend per Mausklick weiterverarbeiten.
Welche Vorteile bietet EDI?
Unternehmen, die ihre Dokumente per EDI übertragen, haben gleich mehrere Vorteile:
- Sie sparen Zeit: Der Datenaustausch zwischen den Systemen erfolgt in Echtzeit.
- Sie haben weniger Aufwand und vermeiden Fehler: Belege müssen nicht mehr von Hand erfasst oder korrigiert werden.
- Sie sparen Personal: Das Team kann sich in Ruhe ums Kerngeschäft kümmern.
- Sie bieten attraktivere Arbeitsplätze: Routinearbeiten erledigt das System.
- Sie sorgen für reibungslose Prozesse: Nachgelagerte Schritte wie Produktion und Beschaffung können sofort umgesetzt werden. Prozessteuerung und Kapazitätsplanung verbessern sich durch aktuelle Daten.
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Wollen Sie wissen, wie EDI eingesetzt wird und welche Vorteile Sie hätten? In einem unverbindlichen Beratungsgespräch ermitteln wir Ihre persönlichen Bedürfnisse und klären alle wichtigen Punkte:
- Wie führen wir EDI im Unternehmen ein? Welche Schritte sind nötig?
- Welche regulatorischen Anforderungen gibt es? Wie werden die Daten verschlüsselt?
Unternehmen, die bereits mit dem ERP-Produkt Majesty arbeiten, können via Majesty-EDI miteinander Daten austauschen. Dies läuft über einen von Majesty bereitgestellten Dienst bzw. Server. In einem Verwaltungstool richtet die majesty GmbH die wechselseitige elektronische Beziehung zwischen Kunde und Lieferant ein. Nach Freischaltung kann der Austausch per EDI beginnen – zum Beispiel der Versand einer Bestellung mit Informationen über Artikel, Preise, Liefertermine und Zusatzinformationen. Der Lieferant importiert die Bestellung elektronisch als Kundenauftrag. Ohne Verzögerung erkennt er etwaige Unstimmigkeiten bei Preisen oder Rabatten und kann sie korrigieren. Auch die Auftragsbestätigung kann papierlos per EDI exportiert und beim Auftraggeber importiert werden. Das System aktualisiert dabei in der ursprünglichen Bestellung sowohl die bestätigten Liefertermine als auch die Preise.
Bei Versand der Ware exportiert der Auftragnehmer den Lieferschein. Der Auftraggeber wiederum verbucht den Wareneingang elektronisch. Alle relevanten Informationen wie Mengen und Chargen- oder Seriennummern sowie Herstelldatum und Verfalldatum werden ebenfalls übertragen. EDI bildet alle beim Wareneingang üblichen Prozesse wie gewohnt ab – nur eben digital: vom Warenbegleitschein über die Übergabe an die Qualitätskontrolle bis hin zum Einlagerungsvorgang mit Lagerplatzzuweisung. So ist zu jeder Zeit eine fehlerfreie Chargenrückverfolgung gewährleistet. Weil kein manueller Erfassungsprozess stattfindet, sind außerdem Tippfehler ausgeschlossen.
Ein elektronischer Datenaustausch ist auch mit Geschäftspartnern möglich, die nicht mit Majesty arbeiten. Alle Prozesse gestalten sich identisch wie bei der Nutzung von „Majesty-EDI“. Es gibt lediglich einen Unterschied bei der Datenübertragung und Umwandlung ins Format des Ziel-ERP-Systems. Dies geschieht mit einem EDI-Konverter, einer Drittanbietersoftware, und per SFTP-Server. Alle gängigen EDI-Übermittlungsstandards (UN/EDIFACT/ANSI/VDA) werden unterstützt. Ergänzend zum Majesty-EDI ermöglicht der Konverter zusätzlich die Abhandlung von Abrufaufträgen sowie der Import von Rechnungen.