Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme sind eines der wertvollsten Tools für Industrieunternehmen. Sie ermöglichen den Zugriff auf die Daten verschiedener Systeme im gesamten Unternehmen. Dadurch verbessern sie wichtige Abläufe wie Einkauf, Buchhaltung, Fertigung und Vertrieb [1].

Bevor Sie aber in den Genuss der Vorteile eines ERP-Systems kommen, muss das ERP-System eingeführt werden – und gerade bei der ERP-Einführung verbergen sich zahlreiche Fallstricke, wie z. B. eine unzureichende Planung oder mangelnde Datenmigration.

Stehen Sie gerade vor der Einführung eines ERP-Systems und möchten sicherstellen, dass das Budget und die Zeitvorgaben eingehalten und die ERP-Einführung so effizient und reibungslos wie möglich abläuft?

In diesem Fall werden sich zur bevorstehenden ERP-Einführung vermutlich viele Fragen auftun.

In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen Überblick darüber, wie die Einführung eines ERP-Systems abläuft, welche Phasen es gibt, und welche Erfolgsfaktoren und typische Fehler Sie kennen sollten. Sie erhalten außerdem eine praktische Checkliste zum Download. Am Ende des Beitrags werden zudem häufig gestellte Fragen zur ERP-Einführung beantwortet.

Inhaltsverzeichnis

Vor der ERP-Einführung: Interne Vorbereitung & Planung

Ein ERP-System in einem Unternehmen einzuführen, ist ein komplexes Projekt. Umso wichtiger ist es daher, sich auf die ERP-Einführung gut vorzubereiten und sie ausführlich zu planen [2–4].

Ziele und Vorgaben definieren

ERP-Systeme können Ihnen viele Aufgaben und Prozesse erleichtern – aber haben Sie genau festgehalten, welche Ziele Sie damit erreichen möchten?

Bevor ein ERP-System implementiert wird, sollten Sie sich über Ihre Ziele bewusst werden und den Systembedarf bestimmen.

Denken Sie also darüber nach, welche

• Ziele,
• Erwartungen und
• Ergebnisse

Sie mit der Einführung eines ERP-Systems verbinden.

So können Sie das Projekt gleich von Beginn an Ihren Unternehmenszielen ausrichten [5]. Zusätzlich setzen Sie damit das Fundament für effektives Change-Management.

Projektmanager bestimmen

Um den Einführungsprozess zu vereinfachen, sollte möglichst früh ein Projektmanager ernannt werden. Dieser sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Einführung.

Ein interner Projektleiter hilft außerdem dabei:

• Ihre Mitarbeiter durch den Prozess zu führen,
• sicherzustellen, dass die Notwendigkeit für alle Mitarbeiter verständlich ist und
• Verantwortlichkeiten klar geregelt werden.

Die richtige ERP-Software finden

Die richtige ERP-Software für Ihre Bedürfnisse zu finden, ist vielleicht der wichtigste Schritt vor einer ERP-Einführung. Nicht jede ERP-Lösung bietet Ihnen die gleichen Vorteile und passt zu Ihrem spezifischen Business Case.

Für die Auswahl des richtigen ERP-Systems fragen Sie sich zum Beispiel:

• Welche Bedürfnisse muss das ERP-System erfüllen?
• Passt das ERP-System zu Ihrer Branche?
• Welche Anforderungen stellen Sie an das System?
• Auf welche möglichen zukünftigen Entwicklungen muss sich das System anpassen lassen?
• Benötigen Sie eine Cloud-Lösung oder ein On-Premises-System?

4 Phasen der ERP-Einführung

Nun, da Sie intern die nötigen Weichen für die ERP-Einführung gelegt und den passenden ERP-Anbieter gefunden haben, kann die eigentliche Implementierung starten.

Jedes Unternehmen ist einzigartig. So auch die Einführung eines ERP-Systems. Nach weit über 600 erfolgreichen ERP-Einführungen haben wir jedoch vier Phasen identifiziert, die auf die meisten Unternehmen anwendbar sind.

Inhaltlich können die Phasen je nach Unternehmen etwas variieren und sich teilweise zeitlich überschneiden.

Die 4 Phasen einer ERP-Einführung sind:

1. Systemanalyse
2. Installation & Umsetzung
3. Schulung
4. Echtstart

In jeder Phase fallen unterschiedliche Aufgaben an, die erfüllt werden müssen, bevor die nächste Phase einer ERP-Einführung beginnen kann. Schauen wir uns jetzt die einzelnen Phasen sowie die Aufgaben im Detail an.

Phase 1: Systemanalyse – Anforderungen identifizieren

Die Systemanalyse stellt die erste Phase einer ERP-Einführung dar. Hier wird das Fundament für den weiteren Projektverlauf gelegt.

In dieser Phase gilt es:

• die Unternehmensprozesse zu analysieren,
• einen Entwurf zu entwickeln und
• Lösungen für mögliche Lücken zu finden.

Unternehmensprozesse analysieren

Zunächst müssen die Unternehmensprozesse analysiert und definiert werden. Dies ist notwendig, damit das ERP-System die spezifischen Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens effektiv unterstützen und Ihre konkreten Anforderungen erfüllen kann.

Nach der Analyse können die Prozesse im ERP-System abgebildet werden.

Art und Umfang der Systemanalyse hängen davon ab, wie viel Vorarbeit bereits geleistet wurde. Haben Sie zum Beispiel bereits einen ERP-Business-Case entwickelt und konkrete Ziele für die Implementierung definiert (Stichwort: Pflichtenheft)?

Falls ja, können diese als Grundlage für eine detailliertere Systemanalyse, einschließlich der Dokumentation bestehender Arbeitsabläufe, und für die gezielte Entwicklung des Systems herangezogen werden.

Entwurf entwickeln (Pflichtenheft)

Ein weiterer Arbeitsschritt der Systemanalyse ist es, ausgehend von den detaillierten Anforderungen und dem Verständnis der aktuellen Arbeitsabläufe einen klaren Entwurf für das neue ERP-System zu entwickeln.

Dazu gehört die Gestaltung neuer, effizienterer Arbeitsabläufe und anderer Geschäftsprozesse, die das System nutzen.

Gap-Analyse

Es kann notwendig sein, das ERP-System auf Ihre spezifischen Bedürfnisse maßzuschneidern und einige Funktionen anzupassen. ERP-Systeme sind zwar Standardsoftware und für viele Unternehmen passt dieser Standard bereits einwandfrei. Aber manchmal kann dieser „Standard“ nicht eins zu eins im Unternehmen implementiert werden, was den unterschiedlichen Anforderungen von Unternehmen geschuldet ist [2].

Mithilfe der Gap-Analyse lassen sich diese Feinheiten und Eigenheiten der Prozesse ermitteln, die möglicherweise eine Anpassung der ERP-Software oder Änderungen der Arbeitsabläufe oder Prozesse erfordern. So lässt sich das ERP-System besser auf Sie abstimmen. Ihr ERP-Implementierungspartner wird sich die „Lücken“ genau ansehen und mögliche Lösungen finden.

Phase 2: Installation & Umsetzung

Nachdem definiert wurde, welche konkreten Anforderungen Ihr Unternehmen an das ERP-System stellt, kann die zweite Phase der ERP-Einführung beginnen: die Installation.

Ziel der Installations-Phase ist es, die Software optimal auf Ihre Bedürfnisse zuzuschneiden.

Systemanpassungen und -modifikationen

Im ersten Schritt wird Ihre Software so konfiguriert, bis es die neu gestalteten Prozesse optimal unterstützt. Häufig ist dies bereits von Haus aus der Fall. Wie oben erwähnt (siehe Gap-Analyse) kann es aber in seltenen Fällen notwendig sein, Anpassungen und Modifikationen zu programmieren – damit das System auch wirklich zu Ihrem Unternehmen „passt“.

Einige Geschäftsanwendungen sollen möglicherweise nicht durch das ERP-System ersetzt werden. In diesem Fall werden außerdem Integrationen entwickelt, die die Kommunikation der unterschiedlichen Systeme ermöglichen.

Installation der Software

Wenn Sie ein vor Ort installiertes ERP-System (On-Premises-System) verwenden möchten, muss der ERP-Anbieter außerdem die erforderliche Software installieren und den Server konfigurieren.

Planung der Datenmigration

Parallel zur Softwareentwicklung beginnt das Team mit der Planung der Datenmigration. Häufig müssen Daten aus mehreren Systemen extrahiert, umgewandelt und geladen werden. Die Datenmigration muss daher mit besonderer Sorgfalt geplant werden, um die Vollständigkeit und Validität der Daten sicherzustellen.

Denn nicht selten muss mit unterschiedlichen Formaten gearbeitet werden. Zudem enthalten die einzelnen Datensätze möglicherweise doppelte oder inkonsistente Informationen.

Zur Planung der Datenmigration gehört auch, festzulegen, welche Daten migriert werden sollen. Bei der Datenmigration wird unterschieden zwischen Stammdaten und Bewegungsdaten (Aufträge, Bestellungen, Statistiken etc.). Möglicherweise gibt es historische Daten, die irrelevant sind. Diese können bei der Migration ausgeschlossen werden.

Systemtests und Testverfahren

Bereits während der Entwicklung kann das Projektteam einzelne Module und Funktionen testen. So können neue Erkenntnisse direkt in Korrekturen oder Anpassungen umgewandelt werden. Diese werden anschließend erneut getestet.

Während am Anfang lediglich die grundlegenden Funktionen der Software getestet werden, muss später auch der gesamte Leistungsumfang des Systems sowie die migrierten Daten gründlich getestet werden. Wir sprechen in diesem Zusammenhang auch von der sogenannten Plausibilisierung.  

Dazu gehört auch, dass einige Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten sollten, das ERP-System für alle ihre persönlichen täglichen Aufgaben zu testen.

Phase 3: Schulungen

Zeitgleich mit der Softwareentwicklung sollte das (firmenübergreifende) Projektteam Schulungsmaterial entwickeln, um die Benutzer bei der Anpassung an das neue System zu unterstützen.

Bereits während der Installations-Phase werden alle Key-User umfangreich geschult. Neben den Key Usern müssen anschließend die Anwender geschult werden. Ihr ERP-Anbieter unterstützt Sie bei der Schulung Ihrer Anwender vor und nach der Einführung.

Sie sollten jedoch möglichst auch die in der Installations-Phase erstellten Schulungsmaterialien nutzen und selbst Ressourcen erstellen, die speziell auf die alltäglichen Aufgaben der Anwender zugeschnitten sind.

Die Schulungen sind einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren bei jeder ERP-Einführung. Sie machen Ihre Mitarbeiter zu Experten der Software – und sorgen damit für die erwarteten Produktivitätszuwächse. Sie sollten diese daher nicht auf die leichte Schulter nehmen. Wir empfehlen, ein geeignetes System für das interne Wissensmanagement zu etablieren, falls ein solches noch nicht existiert.

Mehr zum Thema Schulungen und ihre essenzielle Bedeutung für die ERP-Einführung lesen Sie hier.

Phase 4: Echtstart

Es ist so weit: Sie gehen live. Der Echtstart („Go-live“) schließt die ERP-Einführung ab.

Einführungsstrategie wählen

Es gibt grundsätzlich unterschiedliche Strategien für die Einführung eines ERP-Systems.

Einige Unternehmen streben etwa eine gleichzeitige Einführung aller Module des ERP-Systems an (simultane Einführung). Andere dagegen konzentrieren sich zunächst auf bestimmte Module oder Prozesse mit hoher Priorität. In diesem Fall werden weniger wichtige Prozesse anschließend schrittweise hinzugefügt (sukzessive Einführung).

Beide Herangehensweisen haben Vor- und Nachteile: Zwar verkürzt die simultane Einführung in der Regel die Projektlaufzeit, allerdings ist die Komplexität dadurch höher, was das Risiko erhöht. Die sukzessive Einführung dauert dagegen häufig etwas länger, verringert dafür jedoch die Komplexität. Ein erfahrenes Projektteam führt auch simultane Einführungen reibungslos durch – zumal die sukzessive Einführung bestimmter Schnittstellen nicht empfehlenswert ist, da diese auch am ersten Tag „laufen“ müssen!

Um das Risiko zu minimieren und gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, lassen Unternehmen in der Regel die Altsysteme vorübergehend parallel zur neuen ERP-Implementierung weiterlaufen. Dies kann zwar die Gesamtprojektkosten erhöhen und die Produktivität der Benutzer verringern, sorgt aber für ein Sicherheitspolster.

Auf Probleme vorbereitet sein

Seien Sie auf mögliche Probleme vorbereitet, denn es gibt viele bewegliche Teile und möglicherweise sind einige Ihrer Mitarbeiter verunsichert. Das ist normal und lässt sich meist auch nicht ganz vermeiden, obwohl Sie sich nach Kräften bemüht haben, sie auf die Umstellung vorzubereiten.

Das Projektteam steht Ihnen jederzeit zur Verfügung, um Fragen zu beantworten. Es hilft außerdem Ihren Mitarbeitern dabei, das System zu verstehen, und unterstützt dabei, Probleme zu beheben.

Ihr Implementierungs-Partner hilft Ihnen natürlich bei der Fehlersuche und greift Ihnen unter die Arme. Stellen Sie sich aber darauf ein, dass es einige Zeit dauern kann, bis sich die Anwender an das System gewöhnt haben und die erwarteten Produktivitätsgewinne erzielt werden.

Fehlende Daten migrieren

Einige Daten können bereits vor der Inbetriebnahme in Phase 2 migriert werden. Andere Informationen dagegen – wie z. B. aktuelle Transaktionen – sollten erst unmittelbar vor der Einführung migriert werden. Diese Daten werden nun ergänzt.

Nach der ERP-Einführung ist vor der ERP-Einführung

Wie geht es nach der Inbetriebnahme weiter? Über den gesamten ERP-Lebenszyklus schließen sich gewisse Tätigkeiten und Aufgaben an, die sicherstellen, dass das System stabil läuft [6].

Deswegen sollte die Pflege des ERP-Systems nicht vernachlässigt werden. Sie trägt auch dazu bei, dass die Anwender zufrieden sind. Außerdem stellt die Wartung sicher, dass das System bei der Zielerreichung effektiv unterstützt.

Nach der ERP-Einführung wird der Fokus auf die Anwender gerichtet, um ihr Feedback zu berücksichtigen und das System gegebenenfalls weiter zu optimieren.

Möglicherweise sind nach einer gewissen Zeit zusätzliche Entwicklungs- und Konfigurationsarbeiten erforderlich. Beispielsweise dann, wenn dem System neue Funktionen hinzugefügt werden sollen.

Bei einem lokalen ERP-System müssen Sie darüber hinaus regelmäßig Software-Updates installieren und im Laufe der Zeit möglicherweise sogar die Hardware aufrüsten. Wenn Sie ein cloudbasiertes ERP-System verwenden, kann Ihr Anbieter die Software automatisch aktualisieren.

Zeitplan: Wie lange dauert es, ein ERP-System einzuführen?

Wie lange die Einführung eines ERP-Systems dauert, hängt von unterschiedlichen Faktoren und Ihrem konkreten Fall ab:

• Sind Sie ein Unternehmen mit mehreren Lagern sowie Tausenden von Artikeln und Produkten?
• Sind sie national oder international tätig (verschiedene Währungen, Sprachen etc.)?
• Wie viele Anwender nutzen die ERP-Software? Wie viele Module benötigen Sie?
• Wird das System für mehrere Firmen eingesetzt (Mandanten)?
• Müssen Sie gesetzliche Anforderungen erfüllen (bspw. MDR)?
• Etc.

Die Implementierung eines ERP-Systems kann daher zwei Monate oder mehrere Jahre in Anspruch nehmen – je nach Komplexität des Projekts.

Neben Unternehmensart und -größe hängt die Dauer der Einführung eines ERP-Systems auch vom Zustand der vorhandenen Systeme, der Anzahl der erforderlichen Integrationen und den für die Implementierung verfügbaren Ressourcen ab.

Nicht zuletzt ist dies auch davon abhängig, welches ERP-System Sie auswählen. Ein cloudbasiertes ERP-System ist z. B. je nach Ausgangslage möglicherweise schneller eingeführt als eine lokale Installation.

Hier einige Erfahrungswerte:

Beispielhafter Zeitplan für KMUs

Hier sehen Sie beispielhaft, wie sich die einzelnen Phasen der ERP-Einführung im Zeitverlauf verteilen sowie welche Überschneidungen es geben kann.

Wann ist ein ERP-System erfolgreich eingeführt?

Wie lange die Implementierung eines ERP-Systems dauert, hängt aber auch davon ab, wann man ein ERP-System als vollständig eingeführt ansieht.

Der wahre Maßstab sollte sein, wie gut sich die Prozesse über Jahre hinweg bewähren.

Eine erfolgreiche ERP-Einführung bedeutet auch, das System so zu gestalten, dass es unvermeidlichen Veränderungen standhält und zukunftssicher ist. Dazu gehören z. B. Mitarbeiterwechsel sowie Unternehmenserweiterungen und -fusionen.

In der Regel ist eine ERP-Implementierung daher kein gerader, sondern ein kurviger Weg.

Im Idealfall würde die Software alle Ihre funktionalen Anforderungen sofort perfekt erfüllen. Meist müssen aber Integrationen für Software von Drittanbietern oder bestimmte Anpassungen entwickelt werden, um alle Geschäftsanforderungen abzudecken.

Es ist auch wichtig zu bedenken, dass die Software selbst nur ein Teil der Gleichung für ein erfolgreiches ERP-Projekt ist.

Ebenso wichtig ist es, mit einem erfahrenen ERP-Partner zusammenzuarbeiten, der sich Zeit nimmt, Ihr Unternehmen zu verstehen. Dieser kann die Auswirkungen technischer Probleme minimieren und seine Erfahrung nutzen, um das Projekt in der vorgesehenen Zeit und mit dem geplanten Budget durchzuführen.

Kostenlose Checkliste für die ERP-Einführung

Haben Sie an alles gedacht? Hier die wichtigsten Aufgaben für eine ERP-Einführung übersichtlich dargestellt:

Interne Vorbereitung

• Ziele und Vorgaben definieren
• Projektteam inkl. Projektmanager bestimmen
• Passende ERP-Software auswählen

Phase 1: Systemanalyse

• Unternehmensprozesse gemeinsam mit Anbieter analysieren
• Entwurf entwickeln und Pflichtenheft erstellen
• Gap-Analyse durchführen

Phase 2: Installation

• Soll-Prozesse im System abbilden
• Systemanpassungen vornehmen und Modifikationen entwickeln
• Software und ggf. Hardware installieren
• Erste Schulungen für Key User durchführen
• Datenmigration planen, durchführen und prüfen
• Systemtests planen und durchführen

Phase 3: Schulungen

• Intensive Schulungen für Key User durchführen
• Anwender schulen, dabei spezifisch auf die alltäglichen Aufgaben eingehen
• Mitarbeiter und Anwender auf die Einführung vorbereiten
• Change-Management planen und durchführen

Phase 4: Echtstart

• Einführungsstrategie auswählen
• Fehlende Daten migrieren
• Inbetriebnahme

Erfolgsfaktoren & Best Practices: Darauf kommt es an

Die Einführung eines ERP-Systems kann eine mühsame Aufgabe sein. Oft sind es aber wenige Schlüsselbereiche, die über den Projektablauf bestimmen.

Die nachfolgenden Best Practices stellen sicher, dass Sie diese Schlüsselbereiche abdecken und so das Projekt erfolgreich abschließen.

1. Geschäftsführung von Anfang an einbinden

Eine erfolgreiche ERP-Implementierung erfordert eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen strategischen und operativen Führungsebenen.

Es ist unter anderem notwendig, ausreichend Budget und Ressourcen für die Einführung einzuplanen. Gleichzeitig müssen jedoch die Führungskräfte sicherstellen, dass die Mitarbeiter die langfristigen Vorteile verstehen. Dafür muss etwa klar kommuniziert werden, wie sich die Veränderung auf Unternehmensziele wie Umsatz und Rentabilität auswirken wird.

Studien zeigen, dass ERP-Projekte häufig scheitern, wenn die Führungskräfte nicht voll hinter dem Projekt stehen oder sie ihre Mitarbeiter nicht angemessen unterstützen [3, 5, 7, 8].

2. Fokus auf Geschäftsergebnisse statt auf Technologie

Die entscheidende Herausforderung bei der ERP-Implementierung besteht darin, zunächst die Lücken zwischen der generischen ERP-Funktionalität und den spezifischen organisatorischen Anforderungen zu ermitteln.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist daher, zunächst die geschäftlichen Anforderungen zu verstehen, die das ERP-System lösen soll.

Anstatt auf die Technologie zu schauen, sollten sich Unternehmen auf das angestrebte Geschäftsergebnis konzentrieren und Entscheidungen durch die Linse ihrer Ziele treffen [4].

Werden Entscheidungen nur aus technischer Sicht getroffen, kann dies dazu führen, dass das Gesamtbild übersehen wird und die technische Lösung nicht mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmt [9].

3. Eindeutige Definition der Systemanforderungen

Die entscheidende Herausforderung bei der ERP-Implementierung besteht darin, zunächst die Lücken zwischen der allgemeinen ERP-Funktionalität und den spezifischen Unternehmensanforderungen zu ermitteln [4].

Für uns ist daher der Eckpfeiler des Erfolgs, sicherzustellen, dass die Systemanforderungen vollständig verstanden und dokumentiert werden, bevor mit der Einführung begonnen wird.

Angesichts dessen ist die Systemanalyse so wichtig. Sie beinhaltet den Prozess, Stakeholder-Input aus dem gesamten Unternehmen zu Funktionsanforderungen, aktuellen Problemen und potenziellen zukünftigen Vorteilen zu sammeln.

4. Wählen Sie die richtigen Teammitglieder

Das richtige Team aufzustellen, ist entscheidend. Stellen Sie ein Team aus erstklassigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zusammen, die aufgrund ihrer Fähigkeiten und ihrer bisherigen Leistungen ausgewählt werden [5].

Dieses Team wird viele wichtige Aufgaben während der ERP-Einführung übernehmen. Zum Beispiel:

• die Erstellung des Projektplans
• die Erstellung des Zeitplans
• die Zuweisung von Verantwortlichkeiten für verschiedene Aktivitäten
• die Festlegung von Fristen und Terminen,
• der Sicherstellung, dass alle erforderlichen Ressourcen zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen.

Sie sehen, es fallen einige Aufgaben an, die für den Erfolg der ERP-Einführung kritisch sind. Sorgen Sie daher auch dafür, dass Ihre Mitarbeiter ausreichend Kapazitäten freimachen können, um das Projekt zu steuern – die ERP-Einführung ist kein Nebenjob.

Im Idealfall sollte das Team alle Abteilungen Ihres Unternehmens repräsentieren. So können sich sicherstellen, dass die Systemanforderungen vollständig ausgearbeitet werden.

Neben den unterschiedlichen Beiträgen der verschiedenen Rollen ist es auch essenziell, dass Sie über fähige Projektmanager und Projektleiter verfügen, die sicherstellen, dass die wichtigsten Meilensteine erreicht werden und das Projekt nach Plan verläuft.

5. Legen Sie einen realistischen Zeitplan und ein realistisches Budget fest

Auch wenn es wichtig ist, dass die ERP-Implementierung zügig voranschreitet, müssen Budgets und Zeitpläne realistisch sein und die inhärente Unsicherheit des Implementierungsprozesses widerspiegeln.

In einer weltweiten Umfrage im November 2020 gaben 60 % der Befragten an, dass die ERP-Einführung das Budget überschritten hatte. 46 % gaben außerdem an, dass die Einführung länger dauerte als geplant [10, 11].

Planen Sie daher ausreichend Zeit für Eventualitäten ein und budgetieren Sie mindestens 25 % Reserve für unerwartete Kosten.

6. In Mitarbeiterschulung und -akzeptanz investieren

Die Technologie selbst sorgt nicht für die erforderlichen kulturellen Veränderungen. Es sind die Menschen, die sie herbeiführen, indem sie das Unternehmensgeschäft mit der Technologie koordinieren und abstimmen [8].

Es ist daher eine wichtige Aufgabe, frühzeitig die Akzeptanz der Anwender für das Projekt und eine positive Einstellung der Mitarbeiter zu fördern.

Bereits vor dem Projektstart sollten Sie Ihre Mitarbeiter über die Vorteile und die Notwendigkeit eines ERP-Systems aufklären. Eine ERP-Einführung ist mehr als die Einführung einer IT-Lösung – es geht vielmehr um eine Transformation des Unternehmens als Ganzes [8].

Es ist daher angebracht, im Vorfeld ein ausreichendes Budget für Schulungen und Fortbildungen festzulegen, um die Anwender bei der Umstellung auf das neue System zu unterstützen.

Vergessen Sie nie: Mitarbeiter, die effizient und zielgerichtet mit der neuen Software arbeiten, sind Grundvoraussetzung für Produktivitätszuwächse, Kosteneinsparungen und höhere Kundenzufriedenheit.

6. Bereinigte Daten vor der Migration

Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Formatierung der Daten in einem neuen ERP-System korrekt ist, bevor Daten aus Ihrem bestehenden System importiert werden.

Die Bereinigung von Altdaten vor der Migration stellt sicher, dass vorhandene Tabellen und Datenbanken korrekt formatiert sind, bevor sie in das neue System importiert werden, und dass überflüssige Daten, die wenig Nutzen bringen, entfernt werden.

7. System vor der Einführung testen

Das Testen Ihres ERP-Systems vor der Einführung ist wichtig, um sicherzustellen, dass es zweckmäßig ist und Ihre Altsysteme ersetzen kann.

Dazu gehören

• Modultests („unit tests“) für jeden Teil des Systems,
• Integrationstests, um sicherzustellen, dass diese Teile zusammenarbeiten, und
• Systemtests, um zu gewährleisten, dass das gesamte System wie erwartet funktioniert.

Neben den technischen Tests ist es auch wichtig, einen vollständigen UAT-Plan (User Acceptance Test) zu entwickeln. Dieser soll es den tatsächlichen Anwendern ermöglichen, das ERP-System zu testen, bevor es vollständig implementiert wird.

Typische Fehler vermeiden – 7 Tipps

ERP-Einführungen scheitern häufig aus ähnlichen Gründen. Oft sind es weniger die technischen Aspekte, die für ein Scheitern sorgen. In der Regel liegen die Probleme im Zwischenmenschlichen: unvorbereitete Mitarbeiter, mangelnde Kommunikation oder schlechte Vorbereitung.

Ein paar der wichtigsten Fehler, die Sie kennen sollten, haben wir für Sie gesammelt – natürlich nicht ohne den Tipp, wie Sie es richtig machen können!

1. Die Bedeutung der Planung unterschätzen

Auch wenn es verlockend sein mag, sich so schnell wie möglich in Entwurf und Entwicklung zu stürzen: Es ist entscheidend, die anfängliche Planungsphase nicht zu überstürzen.

Noch bevor Sie eine ERP-Software auswählen, sollten Sie eine solide Grundlage für das gesamte Projekt schaffen. Stellen Sie zunächst sicher, dass das Projekt auf Führungsebene unterstützt wird. Erstellen Sie dann einen klaren Plan und statten Sie das Projekt mit einem angemessenen Budget und Personal aus [3].

2. Schulungen auf die leichte Schulter nehmen

Unterschätzen Sie nicht die Unterstützung und Schulung. Einige Mitglieder des Projektteams gehen vielleicht davon aus, dass das Einführungsdatum der Höhepunkt der Implementierungsbemühungen ist, und schenken dem, was danach geschieht, nicht genügend Aufmerksamkeit. Für die Benutzer des Systems ist der Einführungstermin jedoch nur der Anfang; was danach geschieht, ist entscheidend für den weiteren Erfolg des Projekts. Es ist wichtig, angemessene Ressourcen für den technischen Support, die Behebung von Problemen und die Bereitstellung von Updates zu planen und bereitzustellen. Auch die Schulung der Endbenutzer ist hier ein wichtiger Faktor. Die Mitarbeiter müssen mit dem System und den neuen Arbeitsabläufen vertraut sein, insbesondere wenn ein externer Berater nicht mehr zur Verfügung steht. Eine sorgfältige Arbeit in diesen Bereichen wird es Ihrer Organisation ermöglichen, die Vorteile des Systems voll auszuschöpfen.

3. Mangelndes Change-Management

Ein ERP-System einzuführen, bedeutet in der Regel, bestehende Prozesse umzugestalten oder neu zu entwickeln. Komplexe Änderungen in einem Unternehmen können allerdings dazu führen, dass Mitarbeiter unzufrieden sind und die Produktivität sinkt. Veränderungen sind unbequem. Gerade dann, wenn die Mitarbeiter das neue System noch nicht ganz verstehen und sich nicht zurechtfinden, kann es zu Widerstand kommen.

Unternehmen müssen dafür sorgen, dass die Mitarbeiter bei den teilweise massiven Veränderungen ausreichend unterstützt werden und die Hürden des Wandels bewältigen können [9].

Demzufolge ist ein robuster Plan für das Änderungsmanagement, der Schulungen, eine optimierte Kommunikation und klare Geschäftsregeln umfasst, von entscheidender Bedeutung [5].

4. Der Datenmigration zu wenig Aufmerksamkeit schenken

Unternehmen machen manchmal den Fehler, einfach alle historischen Daten in das neue System zu migrieren.

In Wirklichkeit sind einige der Informationen in älteren Systemen möglicherweise veraltet oder unnötig. Sind 10 Jahre alte Bestellinformationen wirklich wertvoll? Existiert jeder Lieferant in Ihrer Liste noch?

Der Übergang zu einem ERP-System ist eine Gelegenheit, die Daten des Unternehmens zu bereinigen und zu rationalisieren, und es lohnt sich, dafür einen klaren Plan zu erstellen. Es ist sinnvoll, die alten Daten sorgfältig zu durchforsten, alte Kundenkonten auszusortieren und nach ungenauen Daten zu suchen.

Nehmen Sie sich außerdem die Zeit, die Daten auf ihre Richtigkeit zu überprüfen. Aufgrund des integrierten Charakters von ERP kann ein Fehler bei der Dateneingabe einen Dominoeffekt für das gesamte Unternehmen haben.

5. Fehlende Kommunikation

ERP-Projekte sind umfangreich und erstrecken sich meist über viele Monate. Kommunikation ist daher in allen Phasen der ERP-Einführung kritisch. Nicht nur, dass kommuniziert wird, sondern auch, wie kommuniziert wird (Top-down vs. im Dialog).

Hier mangelt es in der Praxis jedoch häufig, was den Projekterfolg negativ beeinflusst.

Eine ERP-Einführung ist immer auch ein Prozess der Förderung von Verhaltensänderungen. Um Verhalten zu ändern, ist die Kommunikation in beide Richtungen entscheidend. Wenn man 200 Menschen in einen Saal setzt und ihnen etwas über ERP erzählt, ist das vielleicht eine Aufklärung, aber keine Inspiration [12].

Das Wesentliche bei der richtigen Kommunikation ist der Dialog – diskutieren Sie, lassen Sie Fragen stellen und geben Sie Antworten, konzentrieren sich auf Probleme; werden Sie konkret.

Der Dialog muss mitreißen („Das ist interessant“) und beruhigen („Ich beginne zu verstehen, wie wir das für uns nutzen können“).

Besonders in den Anfangsphasen sollten Sie es sich zur Aufgabe machen, allen Mitarbeitern Ihres Unternehmens regelmäßig die Gründe für die ERP-Einführung, die Ziele und Vorteile sowie die in jeder Phase zu erwartenden Ergebnisse zu vermitteln.

Außerdem sollte das Projektteam vor und nach der Einführung ein offenes Ohr für die Probleme der Benutzer haben.

Machen Sie Ihre ERP-Einführung zu einem Erfolg – die Bedeutung des richtigen Partners

Der zunehmende Wettbewerb, der Druck, zu expandieren und die steigenden Kundenerwartungen erhöht den Druck auf Unternehmen auf vielfältige Weise. Unternehmen müssen:

• die Gesamtkosten in der gesamten Lieferkette senken,
• die Durchlaufzeiten verkürzen,
• die Lagerbestände reduzieren,
• die Produktauswahl erweitern,
• zuverlässigere Liefertermine bieten
• einen besseren Kundenservice aufbauen,
• die Qualität verbessern
• und die globale Nachfrage, das Angebot und die Produktion effizient koordinieren [5]

Um diese Ziele zu erreichen, liegt die Einführung eines ERP-Systems nahe [13]. Aber ERP-Einführungen sind keine einfache Sache. Insbesondere, wenn man bedenkt, wie teuer Fehler potenziell sein können.

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen ERP-Einführung liegt daher auch in der Wahl des richtigen Projektpartners. Ein Projektpartner, der auf Grundlage eines umfassenden Verständnisses für Ihre Unternehmensziele und internen Prozesse arbeitet – und stets Ihren Erfolg in den Vordergrund stellt.

Nach über 600 erfolgreichen ERP-Einführungen wissen unsere Consultants genau, wo Sie ansetzen müssen, um Ihr Projekt zum Erfolg zu führen. Vereinbaren Sie heute noch ein unverbindliches Beratungsgespräch!

Fazit: So wird die ERP-Einführung zum Erfolg

Ein erfolgreiches ERP-Projekt kann die Betriebskosten senken, genauere Bedarfsprognosen erstellen, die Produktionszyklen beschleunigen und den Kundenservice erheblich verbessern – all dies kann einem Unternehmen langfristig Millionen von Euro sparen [5].

Damit die ERP-Einführung zum Erfolg wird, sollten Sie zunächst intern die Weichen dafür stellen. Neben einer klaren Zielsetzung sowie des Aufbaus eines Projektteams muss das passende ERP-System gefunden und ausgewählt werden.

Jede ERP-Einführung ist einzigartig und bringt andere Herausforderungen mit sich. Der Ablauf ist jedoch relativ ähnlich. Er lässt sich in vier Phasen einteilen, die sich teilweise überschneiden: die Systemanalyse, die Installation, den Schulungen und dem Echtstart.

Bei der Systemanalyse analysiert das Projektteam die aktuellen Prozesse. Anschließend wird definiert, wie die Prozesse in Zukunft ablaufen sollen. Hinzukommt eine Auflistung aller Anforderungen an das neue ERP-System (Lasten-/Pflichtenheft).

Die identifizierten Prozesse müssen nun im ERP-System abgebildet werden. Bei der Installation werden dazu unter Umständen Systemanpassungen vorgenommen, sodass das ERP-System perfekt auf Sie zugeschnitten ist. Anschließend werden Hard- und Softwarekomponenten installiert, die Datenmigration vorbereitet und umfangreiche Tests durchgeführt.

Parallel dazu werden Key User sowie Anwender geschult. Die Anwender sind es, die das Potenzial der ERP-Software ausschöpfen müssen – dazu werden sie zunächst zu Experten ausgebildet.

In der letzten Phase – dem Echtstart – nehmen Sie das ERP-System in Betrieb und integrieren es in ihr Unternehmen. Ihr ERP-Partner steht Ihnen zur Seite und unterstützt bei eventuell auftretenden Fehlern und Problemen.

Häufig gestellte Fragen rund um ERP-Einführungen

Wie führt man ein ERP-System ein?

Die Einführung eines ERP-Systems umfasst

• die Vorbereitung,
• die Systemanalyse,
• die Installation der Software inklusive der Übertragung Ihrer Daten in das neue System,
• die Konfiguration Ihrer Benutzer und Prozesse
• die Schulung Ihrer Benutzer
• sowie den Echtstart mit fortlaufendem Support.

Was sind die Phasen einer ERP-Einführung?

Eine ERP-Einführung besteht aus vier Phasen: der internen und externen Systemanalyse, der Installation, den Schulungen sowie dem Echtstart.

Wann sollte ein ERP-System implementiert werden?

Gegenfrage: Läuft Ihr Unternehmen effizient und effektiv?

Wenn die Antwort Nein oder „nicht so gut, wie es sein könnte“ lautet, dann ist die Zeit gekommen, sich über Lösungen Gedanken zu machen. Wenn die täglichen Abläufe nicht effizient und effektiv verwaltet werden können, ist ein ERP-System einzuführen häufig das Mittel der Wahl.

An diesen Symptomen erkennen Sie, dass es Zeit für ein ERP-System sein könnte:

• Neue Kundenaufträge werden spät bearbeitet
• Verkaufs- oder Versandfehler nehmen zu
• Bestandsprobleme führen zunehmend zu Auftragsrückständen
• Geldflüsse (Cash Flows) lassen sich nicht zurückverfolgen
• Mitarbeiter müssen regelmäßig Überstunden leisten [14]
• Performance-Probleme: Lange Wartezeiten für Abfragen und/oder Auswertungen
• Gesetzliche Anforderungen werden nicht oder nur unzureichend abgedeckt

Oft ist auch ein allgemeiner Wunsch nach Wachstum da. Die bestehenden Prozesse zu optimieren und zu standardisieren, ist hier ein wichtiger Schritt. In der Praxis ist auch häufig ein Problem, dass zu viele unterschiedliche Systeme den reibungslosen Ablauf im Unternehmen negativ beeinträchtigen. Ein ERP-System kann hierbei unterstützen.

Neben diesen Gründen gibt es aber auch zunehmend Vorschriften, an die sich Unternehmen halten müssen. Durch die Einführung eines ERP-Systems lassen sich diese internen Kontrollen und Prozesse vorschriftsgemäß umsetzen [1].

Was kostet eine ERP-Einführung?

Der größte Kostenfaktor bei einer ERP-Implementierung sind die Kosten für die Software und Hardware. Dazu gehören:

• Software-Lizenzen
• Cloud- oder Vor-Ort-Infrastruktur und Netzwerke

Neben den Technologiekosten müssen Sie auch die Personalkosten für die Dauer des Projekts einkalkulieren:

• Softwareentwicklungs- und Integrationsteam
• Berater und Systemarchitekten
• Fachleute für Tests und Qualitätssicherung
• Schulungsexperten und Plattformen
• Projektleiter

Nach der anfänglichen Implementierung entstehen Ihnen auch laufende Kosten für die Wartung und Unterstützung des neuen Systems:

• Laufende Gebühren für Software-Pflege
• Support-Personal für die Wartung der Hardware
• Softwareentwickler für die Behebung von Fehlern und die laufende Systemwartung bzw. -erweiterung

Bevor Sie mit der Planung der Implementierung beginnen, ist es essenziell, ein realistisches Budget zu erstellen, das alle oben genannten Kosten umfasst. Dies wird dazu beitragen, die Beteiligten zu koordinieren und sicherzustellen, dass jeder den Umfang und das Ausmaß des Projekts versteht.

Neben der Aufstellung eines klaren Budgets ist es auch wichtig, die positiven finanziellen Auswirkungen des neuen ERP-Systems auf das Unternehmen zu prognostizieren, wie z. B. reduzierte Betriebskosten oder verbesserte Effizienz (ROI-Berechnung).

Was sind Ziele einer ERP-Einführung?

Typische Ziele einer ERP-Einführung sind Digitalisierung der Prozesse, Gewinnung von Transparenz, Senkung der Prozesskosten, Effizienzgewinn, Erhöhung der Kundenzufriedenheit durch geringere Prozessdurchlaufzeiten und viele mehr.

Die eigentlichen Ziele hinter einer ERP-Einführung sind jedoch i. d. R. Unternehmensziele. Einige Ziele sind beispielsweise:

• Ein Umsatz von 10 Millionen Euro bis zum Jahr 2025,
• Steigerung der Markenbekanntheit,
• kontinuierliche Produktivitätssteigerung,
• Expansion in neue Produkte, Anwendungen und Märkte,
• Verbesserung der Rohstoffbeschaffungskosten.

Ferner gibt es aber auch projektbezogene Zielsetzungen. Etwa eine Implementierung innerhalb von höchstens 6 Monate.

ERP-Einführung gescheitert? Was nun?

Ein Scheitern der ERP-Einführung ist kostspielig und entmutigend. Aber es gibt viele Fallstudien von gescheiterten ERP-Projekten – Sie sind also nicht allein. Manchmal scheitern Projekte auch wegen Faktoren, die Sie nicht beeinflussen konnten.

Der erste Schritt nach einer fehlgeschlagenen ERP-Einführung besteht darin, die Gründe für das Scheitern zu ermitteln. Mangelte es an einer Strategie, an den Integrationen, am System selbst oder am Change-Management?

Nach einer gescheiterten ERP-Einführung haben Sie zwei Optionen. Erstens könnten Sie am bestehenden Projekt festhalten und versuchen zu retten, was noch zu retten ist. Zweitens können Sie ganz von vorne anfangen.

Unabhängig davon, ob Sie sich dafür entscheiden, das aktuelle System zu retten oder mit einer völlig neuen Implementierung von vorne zu beginnen, müssen Sie die Dinge anders angehen als beim letzten Mal. Gehen Sie die Liste der Fehler aus Schritt 1 während des gesamten Wiederherstellungsprozesses immer wieder durch.

Läuft die ERP-Einführung eines On-Premises-ERP gleich ab wie die eines Cloud-ERPs?

Grundsätzlich sind die Phasen für beide ERP-Systeme gleich. Aber die einzelnen Aufgaben innerhalb der X Phasen unterscheiden sind, beispielsweise wegen zu installierender Hardware. Insgesamt kann die gesamte notwendige Zeit für die ERP-Einführung bei On-Premises-Systemen etwas länger sein.

Referenzen

1. Bradford M Modern ERP: Select, implement & use today’s advanced business systems, 3nd ed.
2. Kurbel KE (2013) Enterprise Resource Planning and Supply Chain Management. Springer Berlin Heidelberg, Berlin, Heidelberg
3. Brown W (2004) Enterprise resource planning (ERP) implementation planning and structure. In: Whiting J, Ashworth J, Mateik D (eds) Proceedings of the 32nd annual ACM SIGUCCS conference on User services – SIGUCCS ‘04. ACM Press, New York, New York, USA, pp 82–86
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14. Canes M (2013) When is the right time to buy ERP Software? Blue Link ERP

Wie ERP-Softwarehersteller die Anwender bei der Validierung unterstützen können 
Computer System Validierung (CSV) am Beispiel von ERP-Systemen im Medizintechnikumfeld 

Validierung – Sinn und Zweck

Fehlerfreie Software – Als Anwender einer Software erwarten Sie, dass die eingesetzte Software zu jeder Zeit fehlerfrei arbeitet und die gewünschten Anforderungen bestmöglich abdeckt. In der Praxis gestaltet es sich meist schwierig nachzuweisen, dass die Software genau diese Eigenschaften aufweist. Ein solcher Nachweis wird im regulierten Umfeld, wie z.B. der Medizintechnik, durch bestimmte Normen (ISO 9001 bzw. ISO 13485) obligatorisch. Um diesen Nachweis zu erbringen, wird von einer durchzuführenden Computer System Validierung (CSV) gesprochen. 

Diese Validierung liefert den Nachweis, dass ein Computersystem die Anforderungen für eine vordefinierte beabsichtige Verwendung erfüllt. Auf ein ERP-System bezogen bedeutet dies: Es wird nachgewiesen, dass die Software das macht, was sie machen soll. 

Nicht jede im Unternehmen eingesetzte Software unterliegt dieser Validierungspflicht. Deshalb wird empfohlen, zunächst ein Verzeichnis aller eingesetzten Softwareprodukte anzulegen und für jede Software folgende Sachverhalte zu klären: 

Beeinflusst die Software (oder einzelne Bereiche davon) die Qualität meiner Dienstleistungen oder Produkte? 
Können im Extremfall durch Software-Fehlfunktionen Personen zu Schaden kommen? 
 
Diese Fragen sollen anhand folgenden Beispiels beantwortet werden: Einsatz eines ERP-Systems in einem Medizintechnikunternehmen 

 
Mit dem Einsatz einer ERP-Software werden Warenwirtschafts-, Logistik- und Finanzbuchhaltungsfunktionen sowie Funktionen im Bereich der Produktion oder Qualitätssicherung abgebildet und unterstützt. Die Notwendigkeit, bestimmte Teilbereiche der Software zu validieren, kann durch zwei einfache Anwendungsfälle verdeutlicht werden: 

1. Wird ein Angebot fehlerhaft ausgedruckt, kann das einen wirtschaftlichen Schaden verursachen. Die Qualität der hergestellten Produkte wird dadurch jedoch nicht beeinflusst und die Patientensicherheit wird nicht gefährdet. Somit ist diese Funktionalität als unkritisch einzustufen. 

2. Eine mittlerweile typische, nahezu branchenübergreifend essenzielle Funktion, ist die Rückverfolgung von Chargen- bzw. Seriennummern über die komplette Lieferkette hinweg. Sollte beispielsweise aufgrund falsch gehärteter Rohware ein Instrument gebrochen und dadurch ein Patient bei einer Operation verletzt worden sein, kann dies eine Rückrufaktion auslösen. Das ERP-System muss hierbei in der Lage sein, alle mit dieser Rohwarencharge hergestellten Produkte oder bereits erfolgte Lieferungen an Kunden zu ermitteln. Man spricht in diesem Fall von einer kritischen Funktion, für die eine Validierung erforderlich ist.  

Wenn eine Software keinerlei kritische Funktionalität aufweist, muss diese nicht validiert werden. Das betrifft typischerweise Lohn- und Finanzbuchhaltungs- oder die reine Anwesenheitszeiterfassungssoftware. 

Generell lässt sich sagen, dass ein in der Medizintechnikbranche eingesetztes ERP-System der Validierungspflicht unterliegt. Oft erwarten Anwender, dass der Softwarehersteller diese Validierung in Form eines Zertifikates bescheinigt und kein Aufwand für den Anwender entsteht. Dies ist in der Regel bei individualisierbarer Software nicht möglich, da der Einsatz anwenderspezifisch erfolgt. Das geschieht, indem z. B. Report-, Masken- oder Parameteranpassungen bis hin zu anwenderspezifischen Programmierungen vorgenommen wurden. Ferner ist die Umgebung, in der die Software eingesetzt wird, sehr individuell (Serverhardware, Server-Betriebssystemversionen, Festplattenlaufwerke, Cloud, Clientbetriebssysteme, eingesetzte Drucker, eingesetzte Datensicherung, verwendete Firewalls und Virenscanner uvm.). Die Validierung muss aus diesen Gründen in der Umgebung des Anwenders stattfinden. Dabei kann der Softwarehersteller mit gewissen Tools dazu beitragen, die Erst- und Revalidierung zu vereinfachen. Eine Revalidierung ist dann notwendig, wenn ein Update installiert werden soll, welches potenziell die kritischen Prozesse beeinträchtigen kann.  

Um dem Anwender die Validierung zu erleichtern, sollten Softwarehersteller notwendige Informationen offenlegen. Dazu zählt der detaillierte Funktionsumfang der Software sowie Informationen zu Änderungen der Funktionalitäten durch ein Update. So wissen Sie stets, welche konkreten Funktionen von einem Update berührt werden und können dadurch gezielt revalidieren bzw. eine Komplettvalidierung vermeiden. 

Unterstützung bei der Validierung durch den Softwarehersteller

1. Bereitstellung eines Funktionskataloges 
Nur wenn der Anwender die Funktionalitäten seiner Software kennt, kann sichergestellt werden, dass kritische Funktionen identifiziert werden. Idealerweise liefert der Hersteller einen elektronischen Funktionskatalog mit eindeutigen Funktionskatalognummern.

2. Aufstellung der installierten Funktionen 
Der Anwender muss darüber informiert sein, welche der Funktionen auf seinem System installiert sind und bei ihm genutzt werden können. Funktionskatalognummern zu nicht installierten Modulen sind für Anwender nicht relevant. Auch ungenutzte Funktionen müssen nicht validiert werden. 

3. Auswertung der genutzten Funktionalitäten 
Idealerweise werden ungenutzte Funktionen im System gesperrt oder ausgeblendet. Um den Anwender zu unterstützen, nicht genutzte Funktionalitäten zu identifizieren, können Protokolldateien und passende Auswertungen helfen. 
Zu beachten ist, dass sowohl die installierten Funktionen als auch die genutzten Funktionen einem ständigen Wandel unterzogen sind und deshalb immer wieder überprüft werden müssen. 

4. Bestimmung der Kritikalität von Funktionen 
Der Hersteller kann, basierend auf Erfahrungswerten, eine unverbindliche Vor-Einstufung aller Funktionen hinsichtlich der Kritikalität vornehmen. Wird zum Beispiel eine Chargenrückverfolgung vom ERP-System angeboten, ist diese zumeist als „kritisch“ einzustufen. Arbeitet hingegen ein Anwender ohne Lagerverwaltung und damit auch ohne Chargenrückverfolgung, wird der Anwender diese Funktion als „unkritisch“ bzw. „nicht benutzt“ einstufen.  

5. Bereitstellung von Change-Logs 
Softwarehersteller sollten Änderungsprotokolle bereitstellen, damit transparent nachvollziehbar ist, welche Änderungen von Version X zu Version Y vorgenommen wurden. Dadurch kann ein Anwender herausfinden, ob diese Änderungen kritische Funktionalitäten betreffen (Revalidierung erforderlich) oder nicht (keine Revalidierung erforderlich). Idealerweise liegen die Change-Logs nicht als Fließtext, sondern auch elektronisch vor und referenzieren auf die Funktionskatalognummern (siehe Punkt 1).  

6. Bereitstellung von Muster-Test-Protokollen 
Häufig wird die Entwicklung eines Funktionstests zur Herausforderung für den Anwender, da die Anforderungen an Funktionen oft nicht eindeutig sind. In einem Testprotokoll werden umfangreiche Informationen dokumentiert. Dazu gehören üblicherweise  
– die Vorbereitung des Tests 
– die Durchführung des Tests 
– die Akzeptanzkriterien des Tests 
– die testdurchführenden Personen 
– das Datum der Testdurchführung 
– sowie das Testergebnis.  
Ein Softwarehersteller kann die Anwender unterstützen, indem er für die wichtigsten kritischen Funktionen Muster-Testprotokolle bereitstellt. 

7. Bereitstellung eines Muster-Validierungshandbuches 
Damit die Validierung eine bei Auditoren anerkannte Form hat, kann der Softwarehersteller einige Dokumente bereitstellen, die der Anwender nach Bedarf anpassen kann. Nützliche Musterdokumente sind etwa: 

– Validierungs-Masterplan 
– User Requirements 
– Risikoanalyse 
– Design Qualification 
– Installation Qualification 
– Operational Qualification 
– Performance Qualification. 

Problematik der Revalidierung 

Stellt der Softwarehersteller dem Anwender die oben erwähnten Tools zur Verfügung, wird der Revalidierungsaufwand vor der Installation eines Updates stark minimiert. Der Anwender kann in kurzer Zeit herausfinden, ob bei einem Update kritische Funktionen betroffen sind und welche Tests in einer Testumgebung durchzuführen sind, bevor das Update in der Live-Umgebung installiert wird. Wenn alle Tests durchgeführt und bestanden sind, kann das Update zur Installation freigegeben werden. Im Idealfall wurden durch ein Update keinerlei kritischen Funktionen geändert und eine Revalidierung kann entfallen.   

Nach Erfahrungen des Autors werden in der Praxis durch viele Softwarehersteller nur unzureichend Tools bereitgestellt. Dadurch sind Anwender zumeist nicht in der Lage, eine effiziente Revalidierung durchzuführen. Das führt dazu, dass nach erfolgreicher Erstvalidierung oft über mehrere Jahre hinweg keine Updates installiert werden und Anwender mit einem veralteten Softwarestand arbeiten, welche teilweise zu gravierenden Sicherheitslücken führen kann. Daraus resultiert oft eine zeit- und kostenaufwendige Revalidierung. 

Fazit

Aus Kostengründen keine Software-Updates zu installieren, schadet langfristig der IT-Infrastruktur des Unternehmens. Relevante Sicherheitsfeatures sowie Anpassungen an regulatorische Anforderungen durch Updates können essenziell für den Anwender sein. Hersteller können maßgeblich dazu beitragen, den (Re-)Validierungsprozess für Anwender zu erleichtern, indem erforderliche Dokumente und idealerweise softwarebasierte Tools zur Verfügung gestellt werden.  

Mit der Branchenlösung Majesty steht ein Modul mit allen diesen Tools zur Verfügung. Informieren Sie sich jetzt unter Majesty Validierung. 

Autor 
Uwe Bader 
majesty GmbH 

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